Bu yazımda iş hayatı ile ilgili önemli gördüğüm bir konuyu sizlerle paylaşmak istiyorum. İş hayatının içinde bulunan insanların mutlaka başına sık sık gelen bir olaydır, şirketinizden veya iş yaptığınız başka firmalardan biri arar ve “çok acil şu lazım” gibi bir cümle kurar. Bir kaç örnek ile durumu açıklamaya çalışacağım;
A kişisi B kişisini arar…
A: Merhaba B, benim yapılması gereken bir işim var, halledebilir misin?
B: Tabi ki, acelesi var mı?
A: Hiç acelem yok, zaten bu iş normalde hep 2 haftada oluyor, benim şu an yaptığım iş bitmeden o işi başlatamam zaten, işler birbiriyle bağlantılı, 1 ay sonra olsa bile olur ama işim bittiğinde hazır olsun istedim sadece.
B: Tamam, ben işi yapacak C kişisini arıyorum.
B kişisi C kişisini arar…
B: Merhaba C, çok acil bu işin yapılması lazım!!!
C: Tamam yapıyorum.
Ve iş herzamanki gibi iki hafta sonra gerçekleşir. Peki, bu durum nelere yol açar? B kişisi her işe acil dediği için çevresindeki kimse gerçekten acil olsa bile istek B kişisinden geldiği için işin acil olduğunu düşünmez. Üstelik A kişisinden B kişisine 1 haftalık bir talep gelirse, B kişisi gene “çok acil” etiketini ekleyerek yollayacak, C kişisi bunu ciddiye almayacak ve A kişisi son gün işin aciliyeti yüzünden strese girecek ve C kişisini bizzat aramak zorunda kalacaktır. Yani basit bir iş için bütün yönetim zinciri bile bu konuşmalara dahil olabilir. İkinci örneğime geçelim;
A: Merhaba B, yapılması gereken bir iş var, halleder misin?
B: Tabi ki, acil mi?
A: 10 gün sonra teslim edeceğiz.
B: Tamam, C’ye iletiyorum.
B kişisi “acil” demezse işi savsaklayacaklarını düşünerek ve verilen işi hemen yaptırdığını müdürlerine göstermeyi planlayan bir düşünce ile C kişisini arar…
B: Merhaba C, yarına kadar bu işi bitirmeliyiz.
C: Tamam ama tek kişi yarına kadar bitiremem, 5 gün alır.
B: O zaman D, E, F sana yardım etsinler.
B kişisi D, E, F ve müdürleriyle konuşarak, mevcut uğraştıkları işleri erteleterek bu işe yoğunlaştırır ve bu 4 kişi sabaha kadar mesai yaparak bu işi bitirir, tabi ki bitirirken B kişisinin gereksiz “acil” kullanımını bildikleri için kulaklarını da sık sık çınlatırlar sabaha kadar. Gel gör ki, bitirilen iş 9 gün depoda yatar ve daha sonra ilgili yere teslimi yapılır. Bu 9 gün zarfında da B kişisinin kulakları çınlamaya devam eder.
Bu durum da şuna yol açar; bir dahaki işte D, E, F kişilerini ikna etmekte zorlanırsın ve onların bir iş yapması için bu sefer birden çok yönetim kademesini rahatsız etmek zorunda kalırsın. Üstüne bu kişilere fazla mesai verilmeden iş saatlerinde yapılabilecek bir iş için fazla mesai ücreti ödeyerek şirket kaynaklarını beceriksizce kullanmış olursun artı bu kişilerle iyi olması gereken iş ilişkilerini yok edersin.
Yapılacak en doğru şey, “bir an önce”, “bir kaç haftaya” gibi ucu açık ifadeler yerine, daha önce yapılan benzer işlere bakarak o işe bir deadline koymaktır esnetme payı bırakılarak. Bırakın işi yapacak kişiler kendi zamanlarını planlasınlar diğer işlerine de bakarak. Eğer başka işleri yoksa zaten hemen başlamaları gerekir, ama işleri olmamasına rağmen son ana bırakıyorlarsa o zaman ya o işi yapacaklarda, ya da müdürlerinde arayın sorunu ve ona göre tedbirler alın. Diyeceksiniz ki; “işler hep dediğin gibi yürümüyor”, ben de diyorum ki “acil” gibi kelimeler de o anlar için…
Ben acil gibi yerinde kullanılması gereken kelimelere “anlamının korunması gereken” kelimeler diyorum ve kullanırken dikkat ediyorum. Daha bir çok örnek verilebilir ama sanırım bu kelimenin düzgün kullanılmamasının çalışanların iş ilişkilerine zarar verdiği çok açık. Eğer şirketinizde bu tarz şikayetler alıyorsanız gereksiz yere acil kullananlara ceza kesebilirsiniz. Mesela suçlu kişi baklava getirir, olayın içinde bulunan herkes birlikte yer ve ortam “tatlı yiyelim, tatlı konuşalım” kıvamına getirilmeye çalışılır 🙂
